菜单
咨询电话:400-888-0563
 

从合同到订单,自己搭建CRM+ERP,助你精细化管理业绩涨涨涨

 

伙伴微场景:

某建材商从事建材零售业务,过去做小本生意,顾客到店里选产品之后直接运走或由店家安排送货,每笔订单交付用Excel表格记录即可。随着业务扩大,该建材商涉足批发业务,Excel表格已无法支持订单流转过程和货品交付,从合同签订到客户下订单、生产、交货,多个部门靠Excel表格传递信息,频繁造成数据的疏漏和错误,老板着急上火,多方寻求CRM 系统来拯救。

某小型企业购买了一套CRM系统,但没有ERP系统,而且CRM里不具备订单交付管理功能,只能靠订单备注中标记注明发货,也没有标准的记录格式,内部沟通交付记录仍用Excel表,还需手动同步Excel 内容到CRM中,效率低下,使用体验差。

某中大型企业花大价钱上了一套强大的ERP系统,但无法完成交付记录在CRM和ERP之间的连接,需以订单为单位将交货信息同步到ERP中。但对于同批交付的、同一客户的多个订单(例如,同一客户一次购买200公斤产品,分别发往4个地点,即为4个订单),只能分别以订单为单位连接ERP,之后在ERP中将订单信息合并,环节多,效率低。

上面这些场景,是近期在伙伴学院的学员咨询和用户反馈中,困扰已久的难题,想必大家也都不陌生。那么接下来的几期,小编新开一个专题,带大家梳理“合同-订单-回款”的销售流程管理,并在伙伴云系统中进行操作,实现“CRM+ERP系统的打通”,销售部门、生产部门以及财务等,都可以像下面一样,建立一个专属的工作台。

在制造、贸易等行业中,以合同签订、商品交付和客户签收作为依据进行收款、开票的场景非常普遍。因此,打通“合同-订单-回款”的销售流程,能帮助企业规范产品交付流程,保证数据准确性,便于全流程地分析统计,同时为交付产品后续回款创造良好起点,为企业及其客户创造更大的价值。

本期讲解

“合同-订单-回款” 全流程管理的价值及解决方案

在制造、贸易等行业中,

合同环节是销售签订合同以后,形成明确的可以执行的订单的过程;

订单环节就是从订单-生产-发货,到最终开票-财务入账,形成应收账款的过程;

回款就是把应收账款变成企业现金的过程。

这三个过程各有特点,有各自不同的管理方式和各自不同的难点。

合同沟通周期长,来来回回确认难

在合同环节有一些痛点,尤其是制造业,一些项目销售和大型的设备制造业在合同环节会遇到处理周期长、多方沟通困难的问题。

大型设备在投标、中标及合同签订时,会涵盖到非常细节的技术问题、合同交期问题,以及明确交期相关的一些物流配送等问题,这些细节对合同后期的执行,甚至对订单的成本和利润非常关键。

举个例子,比如说对于高精尖仪器设备的采购,是进口还是国产、什么品牌、配送方式等,都会影响生产周期、生产难度及成本。这单是赔钱还是挣钱,也会受这些细节和技术条件影响。

因此,在合同确认的过程中就需要多方核对,比如生产人员预先要确定产品参数、交期及产能,销售要沟通客户需求,客户希望尽快交货,或者也可能已经有自己的想法,要求采购第三方的元件等,需要沟通第三方的供货情况及技术参数等各方面。

每一方沟通都是潜在的挑战,如果做不好,轻则造成合同签订周期延长,执行期相应顺延,重则可能会变成一个隐藏炸弹,后期执行时造成执行困难、客户满意度下降,甚至影响正常回款。

所以,合同环节要做好,一方面是各方人员的信息互通和责任心,另外一方面要把握这些合同执行环节中复杂的流程,进行规范化管理,保证信息沟通顺畅。

在前几期的“公私海管理”专题中,我们讲解了如何通过权限控制将客户信息共享给其他人员,忘记的伙伴们,快来搭乘“复习直通车” 万万没想到,线索管理不到位,你将浪费了70%的销售机会

借用此功能,销售在签单过程中,就可以及时把客户需求列出来,并同步给生产、技术甚至元件供货商,无需来回多方沟通,最快速度地给出报价及交期,为签单赢得先机。

订单跟踪多又杂,一不小心就漏单

合同一旦签订完成后,客户恨不得你立马就把商品交付给他,否则就会天天催催催。如何有效提高流转效率呢?

订单跟踪又多又杂,一不小心就漏单。下单、生产和发货,都在后端ERP中,这些信息如何推送到前端的销售人员?

其实,你只是需要CRM+ERP之间的充分互通。

在伙伴云系统中,当合同确认无误后,工作流可以帮你自动下单,快速进行订单信息的填写,关联合同和客户信息,发送通知告知生产、商务、仓库等部门,收到通知后,跟进订单信息,可以迅速安排发货,销售人员也可以随时看到并跟进订单进度,以此调配自己的工作;后端人员完成生产或者发货时,也可以通过信息推送对销售进行提醒和监督,有疑问的地方,还可以及时在线沟通,加快多个跨部门之间的沟通确认。

简单的工作流触发通知,就能自动搞定所有事项,销售漏单、忘记下单等疏忽,统统可以避免。在一个订单的复杂过程中,甚至是一个人同时承担多个订单的情况下,保证信息准确不出错,提高流转效率。

客户回款难收回,企业年底很头疼

销售签单之后,就万事大吉了嘛?并不,尤其是制造业,回款才是重中之重,基本销售也都是按回款拿提成。

但在很多公司,销售都不太清楚回款期限,不到30或者31号那一天,就不知道当月回款多少,最终带来严重的应收帐款积压。一到年底,整个公司都是催回款的,从销售员到销售总监,甚至是董事长,都会出去要款。

针对回款难的问题,伙伴云做了完备的回款计划和进度预警,预先设定订单的付款比例、付款周期,预付款多少,发货付多少,安装了付多少,运行了付多少,最后质保金留多少。每期回款可以设立工作流定时提醒销售催收,并与财务收款数据打通,进行回款实时进度监控。每个销售都可以一目了然的看到自己应收账款及回款进度,还可以根据具体情况分析形成回款预警,并将预警发给相关领导,由领导进一步提示督促,有的放矢地监督销售完成回款计划。

通过这样一个连续的过程,不但让销售管理者掌控整个区域的回款情况,充分调动区域销售员的积极性,同时可以把所有的问题和不足全部精准地定位,定位到某个具体的人和某个具体的项目。如果业务员的客户关系有问题,就派人帮助协调,如果是售后有问题导致回款回不来,就联系生产加强售后。

总结起来,虽然常说签单容易回款难,看起来回款好像是一个孤立的事件,但实际上从合同签订开始,就不能放松订单执行过程的每个环节,通过自动化工作流等设置,保证各个流程高效运转,从而确保订单高质量交付并按期催收回款。这就是伙伴云系统打通“合同-订单-回款”进行全流程管理的价值。

接下来几期,小编就将在这些场景中,带大家在系统里操作搭建一个“合同-订单-回款”的完整流程,继续和我一起学习吧!

建立完整的“合同-订单-回款”管理流程,你将

1⃣️ 对于销售而言,能随时随地及时记录每个客户的订单情况,包括订单状态、发货情况、收款情况、合同等内容,避免漏单;

2⃣️ 对于商务、财务等而言,在系统随时能查看订单最新回款情况、购买数量等内容,省去常规跟踪时的繁琐操作,大幅降低公司内的沟通成本,也避免订单信息在传递过程中失真。

3⃣️ 对于销售总监而言,能规范每个订单流程,随时可查看订单总体情况,督促销售积极催收回款,大大降低了公司的经营成本。

功能特性:
■ 系统运行集成化,软件的运作跨越多个部门
■ 业务流程合理化,各级业务部门根据完全优化后的流程重新构建
■ 绩效监控动态化,绩效系统能即时反馈以便纠正管理中存在的问题
■ 管理改善持续化,企业建立一个可以不断自我评价和不断改善管理的机制

用户价值:
■ 缩短资金周转时间
■ 物流与资金流集成
■ 加强物料和生产计划
■ 模拟不同市场状况对生产计划、能力需求计划物料采购计划和储运等工作的影响
■ 增强企业对经营环境改变的快速反应能力
■ 实现管理层对信息的实时和在线查询
■ 为企业决策提供更加准确、及时的财务报告
■ 及时提供各种管理报告、分析数据
■ 系统本身具有严格的内部控制功能

 

 

 

Scroll to Top